Online Terminvereinbarung: Ihre Vorteile

Wie Unternehmen und Kunden von Tools zur Terminvereinbarung profitieren

Online Terminvereinbarung

Das digitale Zeitalter schreitet immer weiter voran und bei Unternehmen aller Größenordnungen ist die Möglichkeit einer Online Terminvereinbarung zunehmend ein wichtiges Instrument zur Kundenzufriedenheit und Zeitersparnis.

In letzter Zeit wird immer deutlicher, dass insbesondere mittelständische Unternehmen davon profitieren, weil die Vorteile sowohl für das Unternehmen als auch für den Kunden zeigen, dass die Probleme einer effizienten Terminvereinbarung ganz leicht zu lösen sind.

Online Terminvereinbarungen: Das sind Ihre Vorteile

Zeitersparnis dank weniger Unterbrechungen: Eingehende Anrufe von Kunden zum Zweck einer Terminvereinbarung verursachen unnötigen Zeitverlust und das gleich in zweierlei Hinsicht. Zum einen kostet das Gespräch an sich Zeit, denn der Kunde will einen Termin, der bestmöglich in seinen Terminkalender passt. Zum anderen verursachen ungeplante Anrufe eine Unterbrechung der derzeitigen Tätigkeit.

Selbst wenn ein einzelner Anruf im Durchschnitt nur zwei Minuten dauert, kann ein System zur Online-Terminvereinbarung mehrere Tage Arbeitszeit pro Monat einsparen. Eine Online-Terminvereinbarung legt den Fokus auf die Kunden und schafft eine bessere Arbeitssituation für die Mitarbeiter.

Online-Terminvereinbarungen erleichtern Ihren Kundendialog

In einigen Branchen kommt es vor, dass für eine Terminvereinbarung besondere Informationen nötig sind. Hat der Kunde am Telefon nicht alle wichtigen Details zur Hand, erschwert dies den Dialog. Bei einer Online Terminvereinbarung füllen Interessenten online ein Formular aus und können entspannt alle geforderten Informationen heraussuchen.

Der bearbeitende Mitarbeiter im Unternehmen kann sich nun optimal auf den Termin vorbereiten und das ohne, dass es zu Missverständnissen oder Verzögerungen kommt.

Mit automatische Erinnerungen die "no show"-Quote reduzieren

Ein System zur Online Terminvereinbarung macht es möglich, dass Kunden vor dem Termin automatisch eine Erinnerung per Mail oder SMS zugesendet bekommen. Die Anzahl der Kunden, die ihre Termine vergessen, verringert sich dadurch enorm. Außerdem ist es möglich, dass Kunden ihre vereinbarten Termine mit wenigen Klicks in ihren persönlichen Kalender übernehmen können.

Kein Terminpingpong mehr

Häufig ist es notwendig, dass Unternehmen diverse Termine verschieben müssen, weil beispielsweise ein Kollege erkrankt ist. Unternehmen, die nicht über ein System zur Online-Terminvereinbarung verfügen, müssen in einer solchen Situation jeden Kunden einzeln kontaktieren und einen neuen Termin vereinbaren. Diese zeitraubende Arbeit wäre an anderer Stelle mit Sicherheit besser eingesetzt gewesen.

Mit Hilfe von Online-Terminvereinbarungstools ist es hingegen möglich, in kurzer Zeit Termine zu verschieben oder abzusagen. Die Betroffenen bekommen automatisch eine Mail und werden über die Änderungen informiert.

So funktioniert's

Wer seinen Kunden und Interessenten eine Online-Terminvereinbarung anbieten möchte, muss seine Website dafür mit einer entsprechenden Software ausstatten. In die Software müssen die Terminarten und verfügbaren Termine eingetragen werden. Weiterhin wird das Termin-Tool mit dem persönlichen Kalender des Mitarbeiters gekoppelt (Exchange-, Google-Kalender usw.)

Auf der Website sehen Kunden nun sofort, welche Terminarten genau zur Verfügung stehen und wann noch Termine frei sind. Bei Interesse buchen sie selbstständig einen Termin und das System aktualisiert sich daraufhin automatisch von selbst und versendet Benachrichtigungen an alle Beteiligten.

Gleichzeitig lassen sich Ressourcen, wie z.B. Show Room oder Konferenzräume mit buchen. Auch kostenpflichtige Termine (z.B. für Coachings) können inkl. Zahlung buchbar gemacht werden.

Online Terminvereinbarung: Vorteile aus Sicht Ihrer Kunden

Befragungen haben gezeigt, dass die meisten Menschen eine Online-Terminvereinbarung bevorzugen, nicht weil sie zu bequem sind, sondern weil viele bereits die Erfahrung gemacht haben, dass telefonische Terminanfragen häufig erfolglos bleiben. Die Gründe dafür sind sehr vielseitig. Manche Unternehmen sind außerhalb der Sprechzeiten beispielsweise nicht erreichbar oder das Telefon ist aus diversen Gründen nur sporadisch besetzt.

Viele Befragten schätzen zudem, dass sich freie Termine online anschaulich darstellen lassen. Terminvereinbarungen sind rund um die Uhr möglich und eine Online-Buchung erfordert einen geringeren Zeitaufwand. Die Bestätigungsmail nach einer erfolgreichen Buchung ist für viele ebenfalls enorm hilfreich.

Online-Buchungen erhöhen erfahrungsgemäß die Zufriedenheit der Kunden. Lange Wartezeiten am Telefon oder wiederholtes Anrufen gehören mit einer zeitgemäßen Online-Terminvereinbarung der Vergangenheit an.

Unser Tooltipp

Wir setzen vorzugsweise Acuity Scheduling ein. Es handelt sich um ein vielseitiges System, welches in sich selbst funktioniert. Es kann einfach in unterschiedlichste Webseiten integriert werden – nicht nur in WordPress.

Acuity Scheduling kann selbst Erinnerungsmails senden und ebenso einfach mit E-Mail Marketing-Tools wie Klick-Tipp gekoppelt werden, um komplexere automatisierte Abläufe zu ermöglichen. Das System erlaubt eine Vielzahl unterschiedlicher kostenloser und kostenfreier Terminarten.

Mehr Informationen zu Acuity Scheduling finden Sie hier.

Lösungsmöglichkeiten und Tools zur Online-Terminvereinbarung besprechen

Terminvereinbarungstools sparen Zeit und erhöhen massiv die Effizienz und Flexibilität für jeden einzelnen Mitarbeiter, indem Ihr Tool zur Online Terminvereinbarung mit dem Kalender des Mitarbeiters gekoppelt wird.

Lassen Sie uns besprechen, wie Sie derzeit vorgehen und welches Potenzial sich für Ihr Unternehmen ganz konkret ergibt.